Assistente Executivo – Secretariado Profissional-São José Dos Campos – Sp
Vaga Publicada
Empresa: Confidencial
Tipo de contrato: PJ
Quantidade de Vaga: 1 vaga(s)
Local de Trabalho: São José dos Campos - SP
Atividades:
Planejar, organizar e coordenar a presença do Co-Presidente em reuniões e eventos internos e externos;
Acompanhar demandas e direcionar para as áreas correlatas, garantindo o cumprimento dos prazos;
Gerenciar correspondências, telefonemas, mensagens, e-mails etc.;
Realizar atendimento telefônico e por e-mail de parceiros internos e externos, respondendo prontamente com as devidas informações;
Coordenar a agenda do executivo, garantindo organização de todos os calendários;
Planejar e organizar compromissos e eventos demandados pelo Co-Presidente;
Redigir atas, sempre que necessário;
Organizar viagens, incluindo reservas, locomoção, hospedagem etc.;
Atuar como forma de contato entre o executivo e parceiros internos e externos, facilitando a comunicação, distribuindo informações de acordo com a demanda do Co-Presidente;
Organizar o armazenamento dos arquivos;
Elaborar e alimentar diversos tipos de planilhas e apresentações;
Elaborar relatórios de acompanhamento e cronogramas, mantendo informações sempre atualizadas;
Desenvolver, implementar e melhorar processos, focados na alta gestão;
Apoiar o Co-Presidente nas atividades administrativas e programáticas;
Organizar e executar demandas com foco no planejamento estratégico e governança nacional e global.
Acompanhar e ou representar o Co-Presidente em compromissos conforme a pertinência.
Requisitos
Requerimentos: Obrigatório:
Graduação completa.
Experiência comprovada auxiliando pessoas em cargos de administração executiva: Diretoria.
Experiência comprovada no auxílio de tarefas da alta administração: programática, operacional e logística, assim como manuseio de dados confidenciais.
Apoiar na comunicação e criação de slides para serem apresentados em diversos congressos Nacionais e Internacionais.
Pacote Office intermediário (Outlook, MS Word, Excel, Power Point)
Conhecimento e habilidade em calendários online e ferramentas de teleconferências (Microsoft Teams, Zoom);
Excelente comunicação oral e escrita no idioma Português;
Proativo(a), comunicativo(a), ágil, dinâmico(a), responsável e comprometido(a);
Habilidade no gerenciamento do tempo e de organização, capacidade de equilibrar múltiplas prioridades;
Habilidade em gerenciamento de conflito/negociação;
Alto nível de detalhamento, atenção na revisão de materiais;
Flexível e adaptável;
Adequação às políticas do Instituto e valores da ONU;
Independência e integridade;
Discrição no trato de questões sensíveis;
Demonstra sensibilidade e adaptabilidade cultural, de gênero, religião, raça, nacionalidade e idade.
Desejável/pontuável:
Experiência com Secretariado Executivo em organizações internacionais;
Familiaridade com temas de sustentabilidade empresarial e Agenda 2030 das Nações Unidas;
Obrigatório:
Português nativo
Inglês avançado
Espanhol intermediário
Educação: Superior - Completo
Lingua Exigida: Português, Inglês, Espanhol (Intermediário, Avançado)
Horário de trabalho
Carga Horaria de Trabalho: 40 Horas/Sem
Dias de trabalho: Combinar
Tempo de experiência
Tempo de Experiencia: Pleno
Salário: Faixa Salarial de R$3000 até 5000