Estágio Recepcionista-São José Dos Campos – Sp

Atividades:

Acompanhar as reuniões do dia para preparações das salas;
Realizar atendimento presencial e telefônico e direcionar aos setores específicos;
Receber as correspondências, protocolar e encaminhar aos setores;
Reservar salas de reuniões;
Controlar o sistema de refrigeração do instituto;
Cadastrar e/ou cancelar os acessos biométricos dos colaboradores;
Controlar o uso de chaves do Instituto (vestiários, copa de apoio, depósito e refeitório);
Controlar o repasse de moedas para consumo na máquina de café;
Auxiliar no repasse de demandas para a equipe de zeladoria;
Realizar a requisição de compras dos coffes, quando necessário;
Administrar a agenda do carro do Instituto e verificar se os colaboradores estão devidamente autorizados a conduzir o veículo;
Elaborar o controle de quilometragem do veículo;
Apoiar na organização de eventos Institucionais do IPPLAN;
Auxiliar na numeração e controle de cartas enviadas e/ou recebidas pelo Instituto;
Imprimir e digitalizar documentos e relatórios;
Abrir chamados no sistema referentes aos recursos eletrônicos utilizados em reuniões e em demais necessidades dos colaboradores;
Contatar, quando necessário, empresas ou pessoas através do WhatsApp Institucional;
Elaborar planilhas para auxílio do departamento de planejamento e organização;
Recepcionar os candidatos de Processos seletivos, informado a chegada dos mesmos ao departamento de Gestão de Talentos;
Auxiliar, quando necessário, na organização para processo seletivo;
Auxiliar nas demandas das reuniões dos Conselhos e da Assembleia Geral.