Assistente Administrativo

Atividades:

Gestão de Documentação: Organizar e arquivar notas fiscais de entrada e saída, recibos e outros documentos relevantes.
Manter controle sobre os documentos de transporte, fretes e comprovantes de rota.
Controle de Estoque: Acompanhar o fluxo de entrada e saída de mercadorias do escritório e material de consumo, garantindo que o estoque seja devidamente registrado.
Auxiliar na contagem de inventário e gerar relatórios mensais para controle de perdas e movimentações.
Suporte ao Setor Financeiro: Conferir conforme a planilha da conciliação bancária.
Controlar e conferir as Contas a Pagar e a Receber; gerenciando os fluxos de caixa da empresa, assegurando que todas as faturas sejam processadas, registradas e pagas dentro dos prazos estabelecidos, além de acompanhar recebimentos de clientes.
Monitorar e realizar analises detalhadas de custos, despesas operacionais e fixas, propondo melhorias e estratégias de redução de gastos.
Gerar relatórios financeiros mensais para análise da equipe de gestão (DRE)
Logística e Operações: Coordenar os fretes terceirizados de entrega com a equipe e garantir que os Garantir que os veículos estejam disponíveis para as entregas diárias.
Manter controle sobre as rotas dos motoristas e otimizar os trajetos para reduzir custos e prazos
Fazer pagamento dos estacionamentos e pedágio fazendo o controle deste caixa.
Verificar o check list da frota está em dia, para poder fazer a manutenção preventiva.
Fazer os orçamentos de todas as peças e conserto da frota.
Gestão de Contratos: Realizar negociações com prestadores de serviços, assegurando os melhores preços e condições, além de monitorar o cumprimento dos acordos estabelecidos.
Gerenciar contratos de serviços contínuos, como manutenção predial, fornecimento de materiais, serviços de TI, entre outros, garantindo que os prazos e condições estejam sendo respeitados.
Realizar análises de contratos, identificando riscos, pontos de atenção e oportunidades de renegociação para obtenção de melhores condições para a empresa.
Relatórios e Análise de Dados: Preparar relatórios diários e semanais sobre a movimentação de mercadorias, níveis de estoque, e desempenho de fornecedores.
Monitorar indicadores de desempenho (KPIs) da operação e sugerir melhorias.
Participação em Projetos Estratégicos: Participar em projetos estratégicos da empresa, fornecendo suporte administrativo e operacional, desde a organização de eventos até a implementação de novos sistemas ou processos.
Gestão de Mudanças: Atuar como facilitador durante processos de mudanças organizacionais, ajudando a equipe a se adaptar a novos procedimentos e sistemas.