Assistente Administrativa

Atividades:

Atendimento ao Público e Telefônico:
Atender e recepcionar visitantes, clientes e fornecedores, prestando informações ou encaminhando para o setor ou pessoa responsável, mantendo uma postura profissional e cortês, garantindo que a imagem da empresa seja bem representada.
Gerenciar o e-mails e WhatsApp, responder e dar respaldo necessário aos setores envolvidos.
Organização de Documentos e Arquivos:
Responsável pela classificação, organização e arquivamento de documentos em geral (físicos e digitais), como contratos, notas fiscais, relatórios e correspondências.
Manter atualizados os arquivos de documentação da empresa, facilitando o acesso e consulta pelos os setores.
Monitorar prazos de vencimento de documentos e contratos, alertando a equipe responsável para possíveis renovações.
Suporte nas Rotinas Administrativas:
Auxiliar no controle e organização da agenda da gerência ou diretoria, agendando reuniões, compromissos e viagens.
Preparar materiais de apoio, como apresentações, relatórios e planilhas, para uso da equipe de gestão em reuniões ou decisões estratégicas.
Realizar orçamentos e pedidos de compra de materiais de escritório, utensílios, mobílias, maquinários e afins.
Controlar e monitorar o estoque, verificando a necessidade de reposição e solicitando novos materiais sempre que necessário com autorização prévia da diretoria.
Manter planilha de estoque atualizada bem como de bens patrimoniais.
Suporte no setor de Logística
Auxiliar no contato com os parceiros logísticos para agendar coletas e entregas de mercadorias, garantindo a pontualidade e eficiência no fluxo de transporte.
Monitorar o status dos fretes e entregas, mantendo contato com motoristas para garantir que as entregas sejam realizadas dentro do prazo estipulado.
Fazer a conferência de faturas e pagamento de fretes, notas de pedágio e estacionamento verificando a conformidade com os serviços prestados e auxiliando no controle de custos logísticos.
Verificar as rotas das entregas e confirmar com gestor da área se está correto.
Manter Documentação Atualizada: Organizar e atualizar os documentos de cada veículo, como licenciamento, seguros, certificados de inspeção veicular e outros documentos exigidos por lei; registrar e gerenciar notificações de multas e infrações de trânsito, verificando prazos de pagamento e comunicação com os motoristas responsáveis.
Gestão de Manutenções Preventivas e Corretivas:
Agendamento de Manutenções Preventivas: Coordenar, junto às oficinas mecânicas, as manutenções periódicas dos veículos, como troca de óleo, verificação de freios, alinhamento, balanceamento e revisões gerais, conforme a quilometragem ou tempo de uso.
Monitoramento de Manutenção Corretiva: Acompanhar as solicitações de manutenção corretiva quando há falhas ou avarias nos veículos, assegurando que os reparos sejam realizados rapidamente para evitar paralisações na operação.
Elaboração de Relatórios: Auxiliar na criação de relatórios de custo por veículo ou por frota, permitindo uma visão clara sobre os gastos com a manutenção dos carros.
Controle de Despesas e Fluxo de Caixa:
Realizar o controle de despesas administrativas, registrando pagamentos e recebimentos em sistemas de gestão.
Auxiliar no fechamento de caixas diários, semanais e mensais, garantindo a organização e conferência de notas fiscais e recibos de pagamentos.
Fazer lançamentos de compras e despesas financeiras, acompanhado todos os lançamentos de contas a pagar e a receber, mantendo os documentos necessários para auditoria e controle financeiro.
Preparação e Participação em Reuniões:
Preparar atas de reuniões, organizando os pontos discutidos, decisões tomadas e próximos passos, para distribuição aos participantes.
Organizar e garantir a infraestrutura necessária para a realização de reuniões, tanto presenciais quanto por videoconferência.